米国で従業員を雇用する際には、以下の点に特に注意する必要があり、法的リスクを回避し、コンプライアンスを確保する必要があります:
自由雇用原則(At-Will Employment)の遵守
・米国の大多数の州では自由雇用原則が採用されており、雇用主と従業員のいずれもいつでも雇用関係を解消することができ、事前通知や理由を明示する必要はない。
・例外:人種、性別、宗教、年齢(40歳以上)、障害などの差別的な理由で従業員を解雇することはできず、そうした場合には訴訟に発展する可能性がある。
給与対象外従業員と給与対象従業員の区分(Exempt vs. Non-Exempt)
・給与対象外従業員(時給労働者など):
・連邦または州の最低賃金を支払わなければならない(2025年の連邦最低時給は7.25、カリフォルニア州は16)。
・週40時間を超える労働には1.5倍の残業代を支払わなければならず、4時間ごとに10分の休憩と昼食休憩時間を保障しなければならない。
・給与対象従業員(上級管理職、専門職など):
・残業代の支払いは不要だが、年収が一定の基準(例えば、カリフォルニア州では$66,560)を満たしている必要がある。
採用時の差別防止
・面接時の禁忌事項:年齢、婚姻状況、宗教信仰、国籍などの仕事と無関係な質問をしてはならない。
・求人広告のコンプライアンス:求人広告は職務要件に焦点を当て、差別的な言葉を含めないようにする必要がある。
雇用契約と書類の締結
・書面契約:職種、給与、福利厚生、解約条項などを明確にすることが望ましい。特に、コアポジションの場合は特に重要である。
・入社書類:W-4税務表、I-9身分確認表、会社ポリシーマニュアルなどが含まれる。
従業員福利厚生とコンプライアンス
・義務的な福利厚生:
・失業保険、労災保険、年金(401(k)プランなど)。
・従業員数50人以上の会社は医療保険の提供が必要(《アフォーダブル・ケア・アクト》に基づく)。
・休暇制度:
・連邦法では有給休暇の義務はないが、一部の州では有給病気休暇が義務付けられている(例えば、カリフォルニア州では年間3日)。
・FMLA法案:従業員は条件を満たす企業で12週間の無給家族/医療休暇を取得することができる。
移民身分の確認
・雇用前にI-9フォーム(就労資格を証明する)を確認し、不法移民の雇用を避ける必要がある。
・ビジネスビザ(B-1など)保持者は雇用できず、合法的な就労ビザ(H-1Bなど)が必要である。
州法の違い
・最低賃金:州によって異なる(例えば、ニューヨーク州は16、テキサス州は連邦基準7.25)。
・労働時間規定:カリフォルニア州では1日8時間を超える労働には残業代を支払わなければならず、一部の州ではフレックスタイム制が認められている。
解雇と退職処理
・自発的退職:当初の給与支払いサイクルに従って給与を支払うことができる(例えば、2週間ごと)。
・解雇された従業員:72時間以内に給与を清算しなければならず、そうしない場合には罰金を科される可能性がある。